Pflichtverletzung der Hausverwaltung: erkennen & richtig reagieren

Wenn die Verwaltung ihre Aufgaben schleifen lässt, leidet die ganze Gemeinschaft: verspätete Abrechnungen, unerledigte Mängel, fehlende Kommunikation. Aber ab wann spricht man wirklich von einer Pflichtverletzung – und welche Schritte sind sinnvoll? Dieser Leitfaden ordnet das Thema verständlich, mit Praxisbezug für Hamburg und klaren Handlungsempfehlungen.

Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. In strittigen Einzelfällen empfehlen wir eine Prüfung durch Fachanwälte.

Was ist eine Pflichtverletzung? (Definition & Einordnung)

Eine Pflichtverletzung liegt vor, wenn die Haus- bzw. WEG-Verwaltung vertragliche, gesetzliche oder durch Beschluss übertragene Aufgaben nicht, verspätet, fehlerhaft oder pflichtwidrig ausführt. Maßstab ist die ordnungsmäßige Verwaltung (§§ 26–28, 27 WEG), der Verwaltervertrag und gefasste Beschlüsse.

Praktisch wichtig: Nicht jede Verzögerung ist gleich ein „wichtiger Grund“. Entscheidend sind Schwere, Wiederholung, Folgen und Prognose (bessert sich das Verhalten?). Dokumentation ist alles: Protokolle, Mails, Fristsetzungen, Fotos, Belege.

Typische Pflichtverletzungen – von „ärgerlich“ bis „relevant für Abberufung“

1) Organisation & Beschlüsse

• Versammlung nicht (fristgerecht) einberufen oder ohne die nötigen Tagesordnungspunkte (z. B. dringende Sanierung).

• Beschlusssammlung nicht oder falsch geführt, Protokolle verspätet versandt.

• Beschlüsse ignoriert oder unzureichend umgesetzt (z. B. unvollständige Angebote, keine Beauftragung trotz Dringlichkeit).

2) Finanzen & Abrechnung

• Wirtschaftsplan nicht rechtzeitig vorgelegt; Jahresabrechnung verspätet oder mit gravierenden Fehlern.

• Fehlende Transparenz: keine Einsicht in Belege, unübersichtliche Buchführung, keine Trennung von Rücklagen- und Bewirtschaftungskonto.

• Versicherungen nicht bedarfsgerecht geführt oder Schadensfälle nicht aktiv nachverfolgt.

3) Technik, Instandhaltung & Verkehrssicherung

• Pflichtige Prüfungen/Wartungen (Aufzug, Heizung, Rauchwarnmelder, Trinkwasser/Legionellen, Tiefgarage/Lüftung) nicht veranlasst.

• Mängelmeldungen nicht bearbeitet (z. B. Dachleck), fehlendes Störungs-/Notfallmanagement.

• Instandhaltungsplanung fehlt; notwendige Maßnahmen werden verschleppt.

4) Kommunikation & Service

• Unerreichbarkeit, keine Rückmeldungen, fehlende Status-Updates zu laufenden Vorgängen.

• Dienstleister ohne Beschlusslage oder ohne Wettbewerb beauftragt (außer Notfälle/§ 27 WEG).

• Eigentümerrechte (Einsicht, Auskünfte) blockiert.

5) Schwere Pflichtverletzungen (regelmäßig „wichtiger Grund“)

• Treuepflichtverletzungen: Vermögenswerte der WEG gefährdet, Verdacht auf Untreue/Unterschlagung.

• Systematische Missachtung von Beschlüssen/Gesetz, wiederholt falsche Abrechnungen trotz Rügen.

• Herausgabe von Unterlagen wird verweigert (insbesondere beim Verwalterwechsel).

Wann wird es kritisch? Die 3-Stufen-Logik

1. Einfach (gelb): Einzelfehler, kleine Verspätung → Rüge, Frist setzen, nachhalten.

2. Erheblich (orange): Wiederholte/strukturelle Mängel → Beschluss zur Abhilfe (z. B. Prüfen lassen, Sonderprüfung, Vertragsnachschärfung).

3. Gravierend (rot): Massive Pflichtverletzungen, Gefährdung von Vermögen/Sicherheit → Abberufung des Verwalters, Kündigung des Vertrags (ggf. fristlos), Schadensersatz prüfen.

So gehen Sie vor: Handlungsplan für Beirat & Eigentümer

Schritt 1: Sauber dokumentieren

• Mängelliste führen (Datum, Fall, Nachweis), relevante E-Mails, Service-Tickets, Fotos.

• Dienstleister-Feedback einholen (z. B. Aufzug, Heizungsnotdienst) – waren Aufträge überhaupt platziert?

Schritt 2: Rügen & Fristen setzen

• Schriftlich (E-Mail/Textform), konkret: „Welche Pflicht verletzt? Welche Abhilfe? Bis wann?“

• Androhung nächster Schritte (Sonderprüfung, Beschluss, Abberufung).

Schritt 3: Prüfen lassen

• Abrechnungs-/Belegprüfung, ggf. externe fachliche Prüfung (Technik/Finanzen).

• Versicherungsschutz (Vermögensschaden-Haftpflicht des Verwalters) und D&O abfragen.

Schritt 4: Beschließen, was zu tun ist

• Tagesordnung für die Eigentümerversammlung:

  1. Feststellung Pflichtverletzungen / Prüfbericht

  2. Maßnahmen (Nachfrist, Vertragsänderung, Pönalen)

  3. Ggf. Abberufung und Bestellung einer neuen Verwaltung

  4. Herausgabe Unterlagen (Frist, Formate, Zugänge)

Schritt 5: Wechsel sauber umsetzen (falls nötig)

• Angebote einholen, Vergleichsmatrix (Leistung/KPI/Kosten).

• Beschlüsse fassen, Unterlagenübergabe terminieren (Originale + digitale Daten), Bankvollmachten umstellen.

• Tipp: Frühzeitige Kommunikation an Eigentümer/Dienstleister (Hausmeister, Schornsteinfeger, Wartungen).

Weiterführend: Mehr zu unserer Arbeitsweise in der WEG-Verwaltung. Wenn die Abberufung im Raum steht, begleiten wir Sie transparent durch alle Schritte: Hausverwaltung wechseln.

Checkliste: Liegt eine Pflichtverletzung nahe?

• Versammlung nicht fristgerecht einberufen / Tagesordnung unvollständig

• Beschlusssammlung fehlerhaft / Protokolle verspätet

• Wirtschaftsplan/Jahresabrechnung verspätet oder fehlerhaft

• Einsicht in Belege erschwert / Kontentrennung unklar

• Wartung/Prüfung unterlassen (Aufzug, Heizung, Trinkwasser)

• Beschlüsse nicht oder nur teilweise umgesetzt

• Wiederholte Kommunikationsdefizite (Unerreichbarkeit, ignorierte Anfragen)

• Unterlagen bei Wechsel nicht herausgegeben

• Konkreter Vermögensschaden oder erhebliche Sicherheitsrisiken

Faustregel: Je mehr Häkchen – desto eher besteht Handlungsbedarf über bloße Rügen hinaus.

Beispiele

• Eimsbüttel, Altbau mit Aufzug: Wiederholte Ausfälle, keine rechtzeitige UVV-Prüfung → Pflichtverletzung Technik/Wartung; Beirat setzte Frist und ließ anschließend die Wartung neu ausschreiben.

• Wandsbek, Wohnanlage 80 WE: Abrechnung 6 Monate verspätet, Belegeinsicht erschwert → Pflichtverletzung Finanzen/Transparenz; Beschluss: externe Abrechnungsprüfung und Vertragsnachschärfung.

• Harburg, TG-Lüftung: Mangelanzeige ignoriert, CO-Warnsystem ungeprüft → erhebliche Verkehrssicherungspflicht; Eilversammlung, Beauftragung Sofortmaßnahme, später Verwalterwechsel.

Abberufung & Kündigung: Was gilt bei Pflichtverletzungen?

• Abberufung des Verwalters ist jederzeit möglich; der Verwaltervertrag endet spätestens 6 Monate nach Abberufung (gesetzliche Kappung).

• Fristlose Kündigung des Verwaltervertrags setzt einen wichtigen Grund voraus (z. B. gravierende Pflichtverletzung, Treuepflichtverstoß).

• Schadensersatz: Bei pflichtwidrigem Verhalten kann die Gemeinschaft Ansprüche geltend machen (vertraglich/gesetzlich).

• Unterlagenherausgabe: Bei Verwalterwechsel sind sämtliche Unterlagen (physisch & digital) herauszugeben; Zurückbehaltungsrechte bestehen regelmäßig nicht.

BLOCK unterstützt Sie bei der Bewertung, Beschlussformulierung, Kommunikation und – wenn nötig – beim geordneten Übergang. Sprechen Sie uns an: Kontakt.

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FAQ

Was ist eine Pflichtverletzung der Hausverwaltung – kurz erklärt?

Ein Verstoß gegen gesetzliche/vertragliche Pflichten oder Beschlüsse: z. B. verspätete Abrechnung, nicht geführte Beschlusssammlung, ignorierte Wartungen, blockierte Belegeinsicht oder gravierende Treuepflichtverstöße.

Reicht eine Pflichtverletzung sofort für die Abberufung?

Abberufung ist zwar jederzeit möglich; ob zusätzlich eine fristlose Kündigung des Verwaltervertrags trägt, hängt von der Schwere und Wiederholung ab. Dokumentieren Sie Mängel, setzen Sie Fristen – das stärkt Ihre Position.

Welche Unterlagen muss die Verwaltung bei einem Wechsel herausgeben?

Alle Verwaltungsunterlagen, digitale Daten, Zugänge (Portale, Banking), Beschlusssammlung, Verträge, Belege, Offene-Posten-Listen – geordnet und vollständig. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht regelmäßig nicht.

Was sind „klassische“ grobe Pflichtverletzungen?

Untreue/Unterschlagung, systematisch falsche Abrechnungen, Nichtbefolgung von Beschlüssen, unterlassene sicherheitsrelevante Prüfungen, Verweigerung der Unterlagenherausgabe.

Dürfen Notfall-/Kleinaufträge ohne Beschluss vergeben werden?

Ja, im Rahmen der gesetzlichen Befugnisse (z. B. zur Gefahrenabwehr oder Fristwahrung). Alles darüber hinaus erfordert Beschluss bzw. klare vertragliche Regelungen.

Wie sichere ich Beweise für Pflichtverletzungen?

Schriftliche Rügen, Fristen, Protokolle, E-Mails, Fotos, Dienstleisterbestätigungen. Bei Finanzen: Belegeinsicht verlangen, Prüfprotokolle sichern, ggf. externe Prüfung.

Was kostet ein externer Prüfauftrag?

Je nach Umfang (Anzahl WE, Belege, Prüfbereiche). Kalkulieren Sie für eine punktuelle Abrechnungs- oder Technikprüfung einen niedrigen vierstelligen Betrag – spart oft Folgekosten durch falsche Entscheidungen.

Wie lange dauert ein sauberer Verwalterwechsel?

Realistisch 4–8 Wochen von der Beschlussfassung bis zur vollständigen Unterlagenübergabe (inkl. Bankvollmachten, Datenexporte). Gute Vorbereitung verkürzt den Zeitraum spürbar.

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Sie vermuten Pflichtverletzungen – oder möchten die Lage neutral prüfen lassen? BLOCK Immobilien unterstützt Sie fair und strukturiert: von der Mängelanalyse über Beschlussvorlagen bis zur Umsetzung.
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Quellen

• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), §§ 26–28 (v. a. § 27 Aufgaben/Befugnisse) – gesetze-im-internet.de. Gesetze im Internet+1

• BGH & Abberufung/Kündigung des Verwalters – Haufe: „BGH: Abberufung des WEG-Verwalters“ (20.04.2022). Haufe.de News und Fachwissen

• Beschlusssammlung: Pflicht des Verwalters – Haufe: „Beschluss-Sammlung in der WEG“; Überblick zu Anforderungen. Haufe.de News und Fachwissen+1

• Unterlagenherausgabe beim Wechsel (§§ 675, 667 BGB) – Haufe: „Verwaltungsunterlagen – Aufbewahrung, Einsicht und Herausgabe“; VDIV: „Aus die Maus! … vorzeitig abberufen“; VDWE: „Wem gehören die Verwaltungsunterlagen?“. Haufe.de News und Fachwissen VDIV vdwe.de

• Rechtsprechung zu Pflichten in/um Versammlungen – BGH V ZR 221/17 (Pflichten bei Beschlussverkündung); Überblicksbeitrag Hantke & Partner. immobilienkanzlei-freiburg.de hantkepartner.de

• Hinweis zur 6-Monats-Kappung – Haufe: „Pflichtverletzung: Folgen für den Verwalter“ (Überblick zu wichtigem Grund/Kappung). Haufe.de News und Fachwissen